Tekoälystä on kirjoitettu paljon vuodesta 2023 lähtien, jolloin kaupallinen ChatGPT tuli ihmisten tietoisuuteen ilmaisversionsa avulla. Se oli ensimmäinen ilmainen ja helppokäyttöinen tekoäly työkalu, jonka käyttöliittymä oli selkeä sekä yksinkertainen. Opiskelin insinöörin ylemmän korkeakoulututkinnon vuosina 2023 - 2024 ja tein opinnäytetyöni aiheesta tekoäly IT-projektinhallinnassa. Oma kokemuksemme tekoälystä rajaa sitä, miten ymmärrämme ja käytämme tekoälyä. LinkedInissä minulla tuli vastaan vahva mielipide siitä, että, tekoäly on uusi hakukone. Ja niin se onkin, mutta myös paljon muuta. 

Ei ollut vaikeaa keksiä aihetta opinnäytetyötä varten. Olin jo käyttänyt tekoälyä paljon, kuten sparrauskumppanina ja tekstien sekä kuvien muokkaamisessa. Olin kiinnostunut ymmärtämään, mitä mahdollisuuksia tekoäly voisi tuoda projektinhallintaan. Keskusteltuani IT-alan asiantuntijoiden kanssa, kävi selväksi, että tekoäly voi olla abstrakti ja vaikeasti ymmärrettävä aihe. Yksikään haastattelemani IT-asiantuntija ei tunnistanut tekoälyä yrityksen strategisella tasolla. Ehkä siksi odotamme edelleen aikaa, jolloin datalla on tärkeämpi rooli kaikessa mitä teemme.

Tekoäly projektinhallinnassa

Opinnäytetyöni löytyy täältä.

Tekoäly on muuttanut projektinhallinta työtä: mm. automatisoimalla toistuvia tehtäviä, analysoimalla dataa, ennakoimalla riskejä ja tehostamalla tiimin jäsenten välistä yhteistyötä. 

Ominaisuuksien perusteella tekoälyn voi jakaa kolmeen eri tyyppiin: kapea tekoäly, yleinen tekoäly ja superäly. Toimintojen perusteella tekoälyn voi jakaa neljään tyyppiin: reaktiiviset koneet, rajoitettu muisti, mielen teoria ja itsetietoisuus. Käytännön esimerkiksi tekoälyn käytöstä voi mainita robottiassistentit, itseajavat autot, virtuaaliset chatbotit, kasvojentunnistus, tekstin automaattinen korjaus tai tekstieditorit, henkilökohtaiset suositukset ostoksille, kirurgiset robotit, virtuaaliset matkavarausavustajat ja sosiaalisen median seuranta.

Tekoäly voi tuoda lisäarvoa IT-projektien hallintaan ja IT-alalle yleisesti. Tekoäly voi olla tehokas työkalu IT-projektien hallintaan. Yleisten projektidokumentaatioon tai rutiinitoimintojen automatisointiin liittyvien hyötyjen lisäksi tekoäly voi tuoda todellisia hyötyjä silloin, kun se integroidaan projekti datan kanssa. Tekoälyn avulla tehdyt päätökset voivat johtaa parempaan projektisuunnitteluun, riskien arviointiin ja resurssien käyttöön. Tekoälyn käyttöönoton kasvaessa syntyy IT-projektinhallintaan uusia rooleja. Asiantuntijoilla on tärkeä rooli projektin datan analysoimisessa myös tekoälytyökalujen avulla, jotta organisaatiot voivat maksimoida tekoälyn hyödyt. 

Opinnäytetyöni keskeiset havainnot

Tutkimukseni tulokset olivat ennakoitavissa — tekoäly on suomalaisille IT-konsultointi yrityksille vielä uusi asia, ja vain harva heistä todella tietää, mikä se on ja miten sitä voi käyttää. Projektipäälliköt tarvitsevat uusia taitoja voidakseen paremmin ymmärtää tekoälyä ja miten sitä voidaan käyttää työympäristössä. 

Sen sijaan, että tekoälyä hyödynnetään ainoastaan hallinnollisen työn virvaviivaistamiseen, voi se myös tarjota arvokkaita oivalluksia projektityöhön analysoimalla projektidataa. Laadukas projektidata on tärkeää: jotta tekoälyä voi hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla, tulee datan laatuun kiinnittää huomiota. 

Tarkka ja kattava data varmistaa, että tekoälyn avulla tehdyt päätökset ovat luotettavia ja tarkoituksenmukaisia. Korkealaatuinen data auttaa tekoälyalgoritmejä tekemään tietoon perustuvia suosituksia, optimoimaan resurssien hyödyntämistä sekä parantamaan projektien lopputuloksia. Toistuvien tehtäviä automatisoinnin ohella, on tekoälyn potentiaali sen data-analysointi mahdollisuuksissa. Tekoäly voi antaa käytännöllisiä näkemyksiä, jotka ihmiset saattavat muutoin jättää huomiotta. 

Tekoälyn ensisijainen käyttötarkoitus IT-projektinhallinnassa on päivittäisessä resurssienhallinnassa, priorisoinnissa ja rutiini haasteissa, erilaisten kehotteiden avulla. Toinen yleinen tekoälyn käyttötapa on toistuvien tehtävien automatisointi, kuten kokousmuistioiden luominen ja viestintä — tehtävät, jotka normaalisti suorittaa projektipäällikkö.

Kaupallisten tekoäly työkalujen käyttöönottoon liittyy merkittäviä haasteita. Yritykset usein epäröivät kustannusten takia, eikä tarvittavaa selvitystyötä tekoälystä IT-projektihallinnan kriittisenä työkaluna ole tehty. Ilmaisversioista saattaa puuttua tarvittava suojaus salassapidettävän projektidatan käsittelyyn. Monet työnantajat ovat myös epävarmoja tekoälyn tuottamasta arvosta, mikä vaikuttaa heidän halukkuuteensa investoida kaupallisiin tekoälytyökaluihin. Erityisesti IT-projektipäälliköille räätälöityjen tekoäly työkalujen listaaminen voisi olla hyödyllistä. 

Opinnäytetyössäni selvitin, mitä arvoa tekoäly voi tuoda IT-projektien hallintaan ja IT-projektipäälliköiden muuttuvaan rooliin, sekä mikä merkitys on projekti datalla tekoälyn ohjaamassa maailmassa. 

Alan tulevasta kehityksestä on kerätty arvokkaita oivalluksia. Tekoäly muuttaa IT-projektipäälliköiden toimenkuvaa, sekä vaikuttaa yritysten strategiaan ja ylimmän johdon päätöksiin. Tekoälyn tuomat mahdollisuudet rutiinitehtävien optimoimiseen ja datan hyödyntämiseen prosessien parantamisessa, tuovat lisäarvoa IT-alalle ja projektinhallintaan. Tekoälyyn perustuva projektinhallinta parantaa resurssien käyttöä ja asiakaskokemusta tehokkaan ajanhallinnan sekä projekti datan hyödyntämisen avulla, mikä johtaa kustannussäästöihin.

Projektinhallinnan tulevaisuus: AI voi parantaa IT-projektinhallintaa

IT-projektinhallintaa voi parantaa tekoälyn tuomilla mahdollisuuksilla korvata tai optimoida erilaisia tehtäviä. Vaikka tekoälyn käyttöönotto on edelleen rajallista, kiinnostus sen tuomia mahdollisuuksia kohtaan on selkeää. Opinnäytetyössäni tutkin tekoälyn mahdollisuuksia projektinhallinnassa ja tunnistin soveltuvia tekoäly tyyppejä. Tällä hetkellä vain pieni osa IT-projektipäälliköistä käyttää tekoälyä, mutta sen koko potentiaali on vielä hyödyntämättä. Vaikka tekoäly ei korvaa projektipäälliköitä kokonaan, voi se työkaluna muuttaa heidän vastuualueitaan, jotta he voivat keskittyä ihmislähtöisiin tehtäviinsä rutiinitöiden sijaan. 

Projektipäälliköt mainitsivat kehotteiden käytön osana päivittäistä työtään. Monet pitävät tekoälyä "sparraus-kumppanina". On kuitenkin olennaista ymmärtää, että tekoäly ei jäljittele ihmisen käyttäytymistä vaan vastaa ohjeiden mukaan. Vastaajat korostivat projekti datan hyödyntämisen tärkeyttä. Tiedon laatu ja projektien onnistumisen mittaaminen jää usein yrityksiltä huomiotta. Vaikka data on arvokasta, se ei ole vielä "kuningas".

IT-projektinhallinnan data on hajallaan eri järjestelmissä ja johtajat käyttävät työkaluja eri tavoilla. Perustietojen määrittely ja kerääminen tulisi priorisoida, jotta parempia projekti tuloksia voitaisiin saavuttaa. Pelkkä puhe tiedon tärkeydestä ei riitä; toimia tarvitaan. Ilman data haasteisiin vastaamista tekoäly ei tarjoa merkittäviä etuja yrityksille.

Teknologiset läpimurrot vaikuttavat voimakkaasti projektinhallinnan tulevaisuuteen, eikä ole epäilystäkään siitä, että tekoäly tulee muuttamaan projektinhallinnan tehtävien toteutustapoja ja ohjaamista. Tekoäly tulee kehittymään yksinkertaisesta tehtävien automatisoinnista ennakoivaan projekti analytiikkaan, neuvoihin ja toimiin. On kuitenkin jotain, jota tekoäly ei voi tehdä — olla ihminen.

Näen enemmän mahdollisuuksia kuin uhkia, kun keskustelemme tekoälystä ja sen käytöstä. Meidän on vain valittava sopivimmat tekoäly työkalut auttamaan tehtävissä. Tekoälystä ei voi päästä eroon, joten on järkevämpää hyväksyä ja omaksua tekoälyn avustama työnteko. Tekoälyn hyödyntäminen vaatii enemmän ajattelua kuin pelkkää tekemistä, koska tekoäly ei ole ihminen.